私たちが運営するシェアオフィス “ Dots ” を支える最先端 IT サービスを大公開!

はじめに

オフィスデザインを弊社にご依頼いただくお客さまから、オフィスリニューアルをきっかけに、社内のオペレーションや施設管理も見直したい!というご相談をいただくことがあります。そこで今回は、自社でも実践する IT サービスを使ったアイディアをご紹介したいと思います。


ITサービスを活用してできるミニマムオペレーション

弊社では、自社でコワーキングスペース・シェアオフィス Connecting The Dots SHIBUYAConnecting The Dots YOYOGIの2店舗を運営しています。複数店舗を運営する大変さは想像以上……常に試行錯誤を繰り返しながら、体制を整えています。少人数で効率良い運営をするためには、オペレーションがシンプルかつミニマムであることは必須です。そこで、リモート化・クラウド化・ペーパーレス化・フローの効率化 を図るべく、積極的にITサービスを活用しています。


毎日のように便利なサービスが続々リリースされています。レジやセキュリティカメラ等店舗環境を支えるもの、経理や契約手続といった事務作業を効率化するもの、集客ツールになるサービスまでさまざまです。Dots YOYOGI の店内を見回しただけで、こんなに!


集客に使えるサービス

Eight(エイト)

いまや100万人が利用する名刺管理アプリ。Dotsを利用することでスキャナーが無料で利用できます!
https://8card.net/

ecbo cloak(エクボクローク)

渋谷を中心に都心の人気カフェやレンタサイクルなどの遊休スペースを活用した “荷物一時預かり” シェアリングサービス。
https://cloak.ecbo.io/

Spacee(スペイシー)

都内を中心に、リーズナブルな貸し会議室・レンタルスペースを掲載する予約サイト。Dotsが、一番最初にお世話になりました!
https://www.spacee.jp/

SPACE MARKET(スペースマーケット)

スペイシーより掲載枠を広げ、会議室から球場など、全国1万件を超えるレンタルスペース情報を掲載。予約サイトです。
https://spacemarket.com/


施設運営に使えるサービス

Qrio(キュリオ)

施設の施錠に利用しているスマートロック。日時限定の一時キー発行やオプション商品 “ Qrio HUB ” での遠隔操作も可能。便利です!
https://qrio.me/

Safie(セーフィー)

インターネット環境があればどこでも設置OK スマホ・PCからウェブでかんたんに管理できるセキュリティカメラ。高解像度、広角レンズ、夜間モードもあり、最低限の台数でも見通しがききます。
https://safie.link/

egcall(イージーコール)

受付・呼び出しアプリ、これは自社オリジナル開発です。シンプルなデザインで、受付端末から各スタッフのスマホに呼び出しがかけれます。Apple Watchにも対応してますよ!


決済・会計に使えるサービス

Square(スクエア)

POSレジ・クレジット決済・複数店舗の売上管理をタブレットでこなせる万能アプリ。売上もリアルタイムで確認可能です。Dotsでは、1dayプラン利用の方、貸し会議室利用の際に決済しています。
https://squareup.com/jp

CloudSign(クラウドサイン)

月額プランの会員さんと契約締結に利用しています。ウェブ完結型のクラウド契約サービスです。契約書の保管・管理、契約書だけでなく、発注書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりにも使えます!
https://www.cloudsign.jp/

月額プランの会員への請求書作成から代金回収まで、まるっと引き受けてくれる安心の掛売りサービス。
http://paid.jp/

Pay.jp(ペイドットジェーピー)

定期課金にも対応するオンラインのクレジットカード決済サービス。
https://pay.jp/

freee (フリー)

スタッフの勤怠・給与管理から、経理・会計を自動化してくれます。日頃の会計管理から決算書の作成まで対応するクラウド会計アプリの代表格です。
https://www.freee.co.jp/


ITサービス活用のメリット・デメリットは?

メリット

コスト面で導入のハードルが低い

料金体系はサービスによってさまざまですが、利用スタイルに応じたプランが用意されていることも多く、導入時のハードルが低いのがありがたいところ。導入時にハードウェアの購入が必要な場合もありますが、中小規模の企業でも手が伸びる価格がほとんどです。

リモートワークの効率UP

社内の情報共有にクラウドサービスを活用。どこにいても必要な情報にアクセスできるので業務効率がぐっと上がります。ペーパーレスで資源・保管スペースの削減につながっているのも大きなポイントです。

サービス同士の連携でぐんぐん便利に

ITサービスの良いところは、日々アップデートされていくこと。特に最近は他社サービス同士の連携が進んでいて、組み合わせて使うことでどんどん便利になっています。APIを提供しているサービスも多く、自社のウェブサイトに組み込んで運用できたりと、活用の幅が広がっています。

デメリット

デメリットと感じるのは、toCの場面で新しいサービスを利用するときに、顧客側が抵抗感をもつ場合があること。たとえば、契約書や公的書類の作成でITサービスを使うときに「本当に電子書類だけで大丈夫なの?」と不安に思われる方もいらっしゃいます。顧客に安心していただくためには、事前の説明が必須です。
ただ、コワーキングスペースの利用者層はITに強い方が多いこともあって、それほど骨が折れることはありません。企業をとりまく法規制の整備も柔軟に進んでいるので、これからますますITサービスを活用しやすくなりそうです!


最後に

コワーキングスペースに限らず、上手に使えばぐっと効率良い企業運営ができるはず。活用のヒントになれば!ということで、次回から、サービス概要・良いところ・もうひと押し!なポイント など、運用の実例と一緒にご紹介したいと思います。ぜひご覧ください♪

オフィスデザインや内装設計なら私たちにお任せ下さい。

INCLUDE DESIGN Inc.
“あなたとともにある空間づくりを”

単なる効率性だけでなく、活気と刺激にみちた空間デザインを考え、
インクルードデザインでは、オフィス設計を行っています。

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